Medewerkers werken continu met diverse documenten, procedures, instructies en formulieren. Maar welke versie is nou de meest actuele? Grote kans dat er ook binnen jouw organisatie inmiddels een enorm archief is opgebouwd met meerdere versies van hetzelfde document. De kans op fouten neemt hierdoor toe en het vinden van de juiste informatie kost onnodig veel tijd.
Het is tijd voor een beter en efficiënter systeem voor documentbeheer, tijd voor MyQ! Door documenten vanuit MyQ te beheren en te verspreiden, bied je medewerkers overzicht en behoort zoekgedrag tot de verleden tijd. Vanuit het centrale systeem is de actuele versie van ieder document eenvoudig terug te vinden. MyQ is gebruiksvriendelijk, volledig ‘in de cloud’ en beschikbaar op alle devices.
Documentbeheer in MyQ
Met MyQ is de actuele versie van een document of procesbeschrijving altijd en overal beschikbaar. Het portaal biedt intelligente zoek- en filtermogelijkheden waardoor de eindgebruikers het juiste document snel kunnen vinden. Wijzigingen in documenten en processen kunnen direct en op afstand door de geautoriseerde documenteigenaar worden doorgevoerd, waarbij versiebeheer gegarandeerd is. Onderlinge verwijzingen maken het voor de eindgebruiker mogelijk om vanuit een bepaalde processtap direct de onderliggende werkinstructies in te zien. Bovendien zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden inzichtelijk. Je kunt opmerkingen plaatsen die direct bij de documentbeheerders terechtkomen en door hen verwerkt kunnen worden. Op deze wijze werk je met elkaar aan het actueel houden van de informatie.
Kortom
in MyQ staan alle documenten op een centrale plek, in de cloud en voor iedereen bereikbaar. Bovendien is MyQ direct klaar voor gebruik en laagdrempelig; er is geen uitgebreide kennis vereist zoals bij andere systemen zoals MS Sharepoint. En het mooie is nog: indien gewenst nemen we met Conformiso alle zorg uit handen!
Wil je meer weten over MyQ, de digitale kwaliteitsmanager van Conformiso? Bekijk dit webinar, kijk op de website van MyQ of neem contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
