De basis van kwaliteitsmanagement is het (doorlopend) optimaliseren van werkmethodes binnen je bedrijf die positief bijdragen aan klanttevredenheid en winstgevendheid, en daarmee aan de algehele groei en continuïteit van je bedrijf. Met een kwaliteitsmanagementsysteem leg je je manier van werken vast en kijk je vervolgens doorlopend waar je kunt verbeteren of optimaliseren. Hiermee bouw je effectief aan je organisatie.

Een kwaliteitsmanagementsysteem wordt vaak opgezet op basis van (inter)nationale normen of  richtlijnen. ISO 9001 is een van de meest bekende, maar er zijn inmiddels ook veel (branche specifieke) varianten. Het daadwerkelijk certificeren volgens een norm is hierbij altijd een eigen keuze, al zien we wel dat steeds meer bedrijven en (overheids)organisaties hier gericht om vragen.

Bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem richten we ons niet alleenop het behalen van een certificering of norm. Het doel is juist om de normeisen te vertalen naar praktijkoplossingen afgestemd op jouw bedrijf. Onderhouden en behouden ervan is evenzo belangrijk. En daar helpen wij je bij!

Bij Conformiso werken we volgens een standaard vijf stappenplan:

1. Inventarisatie voor certificering

Wij starten onze werkzaamheden met het uitvoeren van een uitgebreide inventarisatie / 0-meting. Op basis van interviews met enkele sleutelfiguren binnen jouw organisatie wordt vastgesteld welke verschillende kritische bedrijfsprocessen worden uitgevoerd binnen de dagelijkse bedrijfsvoering, welke informatiedragers hierbij reeds worden gebruikt (documenten, systemen, formulieren) en waar de grootste (operationele) risico’s zitten ten aanzien van kwaliteitsaspecten. Op basis hiervan stellen we een advies en plan van aanpak op om de gestelde norm te implementeren en starten we met fase 2.

2. Documenteren van het kwaliteitsmanagementsysteem

In deze fase leggen we alle werkmethodes, procedures, instructies en beleidstukken vast, afgestemd op hoe er binnen jouw bedrijf wordt gewerkt of hoe je wilt dat er wordt gewerkt. Het uiteindelijk resultaat van fase 2 is een modern en beknopt gedocumenteerd kwaliteitsmanagementsysteem waarin alle van toepassing zijnde afspraken en informatiedragers op een efficiënte wijze zijn opgenomen. Hiermee voldoe je qua documentatie volledig aan de gestelde norm. Als aanvullende (optionele) dienst zetten wij het gedocumenteerde systeem op in een digitale omgeving, zoals bijvoorbeeld Microsoft SharePoint of in ons eigen MyQ-documentmanagementsysteem.

3. Implementeren voor certificering

In deze fase start de implementatie binnen het bedrijf. Hier gaan we van ‘theorie naar praktijk’ en wordt het plan van aanpak uitgerold. Dit neemt vaak een langere periode in beslag omdat hier meerdere mensen binnen het bedrijf bij betrokken zijn. Tijdens de implementatiefase voeren wij aanvullend o.a. de volgende verplichte ISO 9001-activiteiten voor je uit:

Het voorbereiden, inplannen, uitvoeren én rapporteren van interne audits op het kwaliteitsmanagementsysteem door een ervaren auditor van Conformiso waarbij het volledige kwaliteitsmanagementsysteem op implementatie wordt getoetst; Het samen met jou voorbereiden en uitvoeren van de directiebeoordeling (managementreview).

4. Het behalen van de certificering

Wanneer alles is gedocumenteerd en geïmplementeerd dan kan er een externe audit plaatsvinden. Een onafhankelijke certificatie instelling controleert of je aan alle gestelde normeisen voldoet en of je de certificering toegekend krijgt. Deze toetsing bestaat doorgaans uit twee delen: het beoordelen van het managementsysteem ‘op papier’ (fase 1) en een toetsing van de feitelijke toepassing in de praktijk (fase 2). Optioneel begeleiden wij je bij deze certificeringstoets(en). 

5. Onderhouden/Beheren van het kwaliteitsmanagementsysteem

Na ontvangst van het certificaat kun je niet op je lauweren rusten. Het kwaliteitsmanagementsysteem is een levend instrument en moet constant onderhouden en verbeterd worden. Dit is een doorlopend proces met vaste acties die door het jaar heen uitgevoerd worden. We helpen je hier graag bij!

Weten wat Conformiso voor jouw bedrijf of organisatie kan betekenen op het gebied van kwaliteitsmanagement? Neem dan contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Er zijn veel (inter)nationale normen waaraan een kwaliteitsmanagementsysteem kan voldoen. Afhankelijk in welke branche je met jouw bedrijf werkzaam bent is de ene norm meer relevant dan de andere. Bij Conformiso kennen we ze allemaal! De meest voorkomende hebben we hieronder voor je op een rijtje gezet.