Een van de normen waar Conformiso zich mee bezighoudt is HKZ, Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. Deze norm is in het leven geroepen voor duurzame kwaliteitsverbetering in de zorg- en welzijnssector. HKZ kan door iedere zorgorganisatie geïmplementeerd worden; voor kleine organisaties is de norm wat aangepast.

HKZ bevat richtlijnen met bijvoorbeeld algemene branche-eisen, maar ook organisatorische eisen zoals beleidsdocumenten en procesbeschrijvingen van de belangrijkste processen. Dat is flink wat werk, maar toch werken al vele duizenden organisaties in Nederland met de HKZ-norm. Denk aan apotheken, verpleeghuizen, verzorgingshuizen en thuiszorgorganisaties, kinderopvang en GGZ. Wat is de toegevoegde waarde van deze norm voor een zorgorganisatie?

De gedachte achter de HKZ-norm is het garanderen van kwaliteit én veiligheid binnen een organisatie. Een zorgbedrijf met het HKZ-certificaat heeft de interne zaken goed op orde, stelt de klant (de patiënt/cliënt) centraal en werkt voortdurend aan verbetering van haar zorg- en dienstverlening. Bij HKZ draait het dus niet om het werken binnen strakke lijnen en het invullen van papierwerk, maar juist om het geven van meer ruimte aan professionals.

Een HKZ-certificaat is niet verplicht gesteld, maar het levert veel waardering op van verzekeraars, patiëntenorganisaties en andere samenwerkingspartners. Bovenal is het keurmerk er voor de interne organisatie: gecertificeerde organisaties zijn transparanter en werken efficiënter. Cliënten worden goed geïnformeerd, medewerkers zijn goed opgeleid en gemotiveerd en fouten worden sneller ontdekt en beter voorkomen. Het keurmerk is dus geen doel op zich, maar een middel om als organisatie kwaliteit te leveren en continu te blijven verbeteren.

Het verkrijgen van een HKZ-certificaat kost de nodige moeite. Het is met name belangrijk om een aantal documenten en processen duidelijk beschreven te hebben en deze actief te borgen en te delen binnen de organisatie. Het gaat dus verder dan simpelweg een handboek schrijven en deze aan iedereen uit te delen. Om aan de norm te voldoen is het dan ook van groot belang om een goed kwaliteitssysteem in huis te hebben.

Vanaf het moment dat er voor een sector een HKZ-certificatieschema geldt, moeten de reeds afgegeven ISO-certificaten in die sector omgezet worden naar een HKZ-certificaat. Dat hoeft uiteraard pas zodra de geldigheidsduur verstreken is. Nieuwe certificaten moeten per definitie HKZ-certificaten zijn. Dat is zo bepaald door de Raad voor Accreditatie. In sommige gevallen kunnen ISO-certificaten een goede basis vormen voor HKZ-certificering, omdat ze overlappende kwaliteitsprincipes hebben. Bijvoorbeeld:

• ISO 9001 naar HKZ: Als een zorginstelling al ISO 9001-gecertificeerd is, kan dit helpen bij het verkrijgen van een HKZ-certificaat. ISO 9001 legt de basis voor een kwaliteitsmanagementsysteem, terwijl HKZ deze principes uitbreidt met specifieke zorgsector vereisten.
• ISO 27001 (informatiebeveiliging): Voor zorginstellingen kan ISO 27001 een waardevolle aanvulling zijn voor HKZ, aangezien informatiebeveiliging essentieel is in de zorg.

Als je met jouw organisatie aanspraak wilt maken op een HKZ-certificaat dan komt er een audit aan te pas van een externe certificerende instelling (CI). Deze CI toetst of het kwaliteitssysteem voldoet aan de vastgestelde HKZ-norm. Als uit de audit blijkt dat de organisatie aan de normen voldoet, dan geeft de CI een HKZ-certificaat uit. Dit certificaat is drie jaar geldig en tussentijdse toetsing is verplicht. Ook hieruit blijkt dat het keurmerk geen doel op zich is. Het stopt namelijk niet bij het behalen van het certificaat. De tussentijdse toetsing bij HKZ-certificering is bedoeld om te beoordelen of een organisatie nog steeds voldoet aan de eisen van het HKZ-systeem tijdens de certificatieperiode. Dit houdt in dat de auditor blijft kijken naar zaken als:

1. Kwaliteitsmanagementsysteem: evaluatie van de implementatie en werking van het kwaliteitsmanagementsysteem.
2. Verbeteracties: controle op de opvolging van eerdere bevindingen en aanbevelingen.
3. Prestaties: analyse van de prestaties van de organisatie in termen van kwaliteit en klanttevredenheid.
4. Compliance: nagaan of de organisatie voldoet aan de relevante wet- en regelgeving.
5. Documentatie: beoordeling van de documentatie en procedures om te zien of deze nog up-to-date zijn.

De tussentijdse toetsing helpt organisaties om continu te verbeteren en eventuele tekortkomingen tijdig aan te pakken.

Onze adviseurs hebben ruime ervaring met de implementatie en het behalen van de HKZ-certificering. Dus zie je de meerwaarde van HKZ voor jouw organisatie, maar ben je huiverig omdat jouw personeel genoeg heeft van de regeldruk? Wij snappen dat heel goed en maken het graag begrijpelijk en behapbaar. Vanuit Conformiso kunnen wij jouw organisatie praktisch goed begeleiden. In onze aanpak nemen wij dan ook niet de norm, maar de organisatie als uitgangspunt. Het is altijd maatwerk.

Stappenplan HKZ-certificering
stap 1 is om te kijken welke HKZ-norm bij jouw organisatie past
stap 2 is om de eisen uit de norm te implementeren
stap 3 is de daadwerkelijke toetsing (de audit) en het behalen van het certificaat
stap 4 is de tussentijdse toetsing en hercertificatie

Op pragmatische wijze analyseren wij processen en optimaliseren deze conform de HKZ-richtlijnen. Wij werken met oog voor praktijk en resultaat en altijd in samenwerking met jou en je collega’s. Jullie kennen de organisatie tenslotte het beste en alleen op die manier komen we tot het hoogst haalbare resultaat. We gaan dus in gesprek met het personeel, van de werkvloer tot aan de directie. We zorgen dat de HKZ-norm gaat leven binnen jouw zorgorganisatie door veel voorbeelden uit de praktijk te geven. En niet onbelangrijk: het wordt een goed te overzien proces van inventariseren, documenteren, implementeren, certificeren en onderhouden/verbeteren. Alles met een duidelijke planning en deadline.
Samen op weg naar HKZ voor jouw organisatie!