Hoe SharePoint je rust, overzicht en controle geeft – zonder extra software

Contractbeheer in SharePoint:
één centrale plek, altijd in controle

Veel bedrijven bewaren contracten verspreid over de organisatie. Een deel staat op de netwerkschijf, een deel in mailboxen en sommige alleen in het hoofd van één collega. Vaak wordt er gewerkt met een Excel-lijstje dat maar één persoon echt begrijpt. Totdat die met vakantie is, ziek wordt of uit dienst gaat. En dan?

Chris vertelt: “We richten voor klanten een contractbeheersysteem in SharePoint in. Zo’n systeem brengt álle contracten samen op één plek. Geen losse bestanden of mappen meer, maar overzicht per contract, per leverancier, per afdeling. En het mooiste: je laat het systeem vóór je werken, door er automatiseringen op toe te passen.

Wanneer een contract bijna afloopt, ontvang je automatisch een seintje in een mailbox. Je kunt zelf aangeven wanneer je dat wil: bijvoorbeeld drie maanden van tevoren. Zo voorkom je dat contracten stilzwijgend verlengd worden, zonder dat je daar bewust voor kiest. Dat geeft grip én ruimte om opnieuw te onderhandelen.

“Klanten zeggen vaak: we dachten dat we dit op orde hadden. Maar toen we alles gingen overzetten, bleek hoeveel contracten we jarenlang onbewust verlengd hadden. Dat besef levert meteen al besparingen op.”

Bij het overzetten van de contracten ontstaat vanzelf een stukje bewustwording. Hebben we dit contract nog nodig? Zijn de voorwaarden nog wel passend? Of kan het beter of voordeliger?

SharePoint maakt het ook makkelijk om verantwoordelijkheden vast te leggen. Per contract koppel je een verantwoordelijk contactpersoon. En omdat alles online staat, kunnen collega’s overal en gemakkelijk samenwerken. Niet alleen bij het beheren van contracten, maar ook bij ISO-gerelateerde taken. Zo kun je direct een leveranciersbeoordeling koppelen aan een contract – precies wat nodig is binnen bepaalde normen.

Chris: “Het is geen ingewikkeld systeem. Je werkt in een omgeving die je al kent, maar waar je zelf ook vrij bent keuzes te maken over de inrichting. Doordat het slim is ingericht, voelt het alsof je er een compleet contractmanagementsysteem bij hebt. Zonder dat je een extra abonnement hoeft af te sluiten.”

Merkbeleving en tijdwinst:
je huisstijl centraal via het Brand Center

Naast overzicht in contracten, zorgt SharePoint ook voor merkbeleving op de eigen SharePoint sites en duidelijkheid in documenten. Binnen het SharePoint Brand Center stel je als organisatie je volledige huisstijl beschikbaar. Maar denk ook aan de mogelijkheid Word-sjablonen voor brieven, offertes en rapporten, of PowerPoint-templates met de juiste kleuren en opmaak in de bijbehorende app beschikbaar te maken.

Chris: “Veel bedrijven werken met verouderde templates of wisselende versies. Dan staat er ineens een oud adres op een brief, of een klantpresentatie zonder logo. Via het Brand Center is dat verleden tijd. Iedereen werkt altijd met de juiste versie, direct vanuit Word of PowerPoint.”

Wat dit oplevert? Minder fouten, meer professionaliteit en vooral: tijdwinst. Geen mails meer met de vraag: ‘Wie heeft de laatste template?’ Alles staat klaar in je Office-apps.

Wat levert dit je op als mkb-bedrijf?

Of het nu gaat om contractbeheer of merkconsistentie: SharePoint kan veel voor je doen. Je hoeft alleen te weten hoe je het handig inricht. En daar helpt Chris je graag bij.

“Ik hoor vaak: dit hadden we jaren eerder moeten doen. Het geeft zóveel rust als alles op één plek staat en je niet meer hoeft te zoeken.”

Wil jij ook meer overzicht in je documenten en processen? Of wil je weten wat er mogelijk is met jullie SharePoint? Neem dan contact op met Conformiso. We laten je graag zien hoe jouw digitale omgeving je werk makkelijker maakt.