2FIT4’s route naar HKZ-certificering: “Een stevig fundament in kwaliteit en veiligheid voor onze organisatie.”

Eén van de normen waar Conformiso zich mee bezighoudt is HKZ, Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. Deze norm is in het leven geroepen voor duurzame kwaliteitsverbetering in de zorg- en welzijnssector. De HKZ-norm is gebaseerd op ISO 9001. HKZ kan door iedere zorgorganisatie geïmplementeerd worden; voor kleine organisaties is de norm wat aangepast.

De implementatie van HKZ bij 2FIT4: een gesprek met Patrick de Rooij

Vandaag spreken we met Patrick de Rooij, mede-oprichter van 2FIT4, over de implementatie van de HKZ-norm bij hun stichting. 2Fit4 begeleidt mensen die worstelen met een langdurige vorm van arbeidsongeschiktheid of personen die door stressgerelateerde klachten dreigen uit te vallen. Zij bieden een trainingsveld waar mensen – voor, tijdens of na hun reguliere behandeling – weer in een nieuw, gezond ritme komen. Het doel is dat mensen gezonder terugkeren naar hun werkplek of eigen bedrijf. 2FIT4 heeft inmiddels de 3-jaarlijkse her-certificatie volgens de norm HKZ-kleine organisaties achter de rug. Vooral bij de eerste opzet en implementatie heeft Conformiso een grote bijdrage geleverd. We spreken met Patrick over dit proces en wat deze certificering aan voordelen heeft opgeleverd.

Van advisering tot actie: de rol van Conformiso in de HKZ-Implementatie

Patrick steekt van wal: “Het begon allemaal met een adviesgesprek met Harold Kuyten, die ons op een hele praktische manier uitlegde hoe de implementatie van de HKZ-norm een grote toegevoegde waarde zou hebben voor ons bedrijf. De norm is niet verplicht, maar zorgt wel voor een professionelere en sterkere positie naar partijen en doorverwijzers waarmee we samenwerken. Eerlijk gezegd keken we er een beetje tegenop, maar Harold maakte het luchtig en overzichtelijk en zo zagen we direct de kansen.”

2FIT4’s ervaring met de implementatie van het managementsysteem

Aimée van Dreumel, allround KAM-adviseur van Conformiso, ging samen met 2FIT4 aan de slag. “We hadden ons geen betere begeleiding en ondersteuning kunnen wensen,” vertelt Patrick. “Aimée deed vooraf een goede inventarisatie. Op basis daarvan kwam ze met adviezen voor verbeterpunten en een aanpak. Ze legde direct de vinger op die plekken waar we als organisatie nog praktisch voordeel konden behalen met de implementatie van deze norm. We ontdekten dat we eigenlijk al best veel zaken geregeld hadden, maar dat ze beter georganiseerd en gestroomlijnd konden worden,” zegt Patrick. Ondanks dat het toch best een belasting op een klein bedrijf legt om zo’n norm en managementsysteem te implementeren, is het mij alles meegevallen. Dit komt voor een groot deel door de inzet van Aimée. Tijdens onze periodieke meetings was zij altijd perfect voorbereid en gaf ze ons heel gericht huiswerk, zonder dat we overspoeld raakten. De dagelijkse organisatie liep namelijk gewoon door.”

Een goede basis, ook al veranderde de HKZ-norm enigszins

2FIT4 doorliep de audit voor de norm ‘HKZ kleine organisaties’ en ontving het certificaat. “We wisten toen we van start gingen met de opzet van het managementsysteem dat er op korte termijn een vernieuwing van de HKZ-norm aan zat te komen. Misschien was de timing niet ideaal, maar wij waren heel blij met de toekenning. Het heeft ons bedrijf echt voordelen opgeleverd. Gegevens zijn beter geregistreerd, goed terug te vinden en daar varen we nu op binnen de organisatie. Het is even wennen om dit als nieuwe standaard goed bij te houden, ook na de audit, maar als je dat eenmaal onder de knie hebt, dan wil je niet anders meer,” concludeert Patrick heel stellig.

Wat had de vernieuwing van de HKZ-norm voor effect op de volgende audit? “Nou, dat bleek dus reuze mee te vallen,” vertelt Patrick. “Ook hierbij heeft Aimée ons weer goed ondersteund en duidelijk in kaart gebracht wat we aanvullend dienden te doen. We bleken het dus al heel goed geregeld te hebben. Dus ook de her-certificeringsaudit was een succes en we zijn inmiddels al vier jaar op rij HKZ-gecertificeerd.”

Patrick vervolgt: “Ik vind het goed dat er een kwaliteitsnorm is voor de zorg. Het is echt belangrijk dat we samen werken aan de beste zorgkwaliteit. Dit soort normen zijn daar een goede basis voor, dus ik juich het alleen maar toe dat zoveel mogelijk zorgorganisaties HKZ implementeren.”

Het advies van Patrick aan andere ondernemers

Patrick is enthousiast over de voordelen die de norm voor 2FIT4 heeft opgeleverd. Hij adviseert andere bedrijven dan ook om niet te twijfelen over de implementatie van een norm. “Inderdaad, je moet gewoon beginnen. En mijn sterkste advies hierin is om een specialist zoals Conformiso in de armen te nemen. Dan weet je zeker dat je het goed doet en een adviseur zoals Aimée neemt nu eenmaal veel uit handen. En dat versnelt het proces van implementatie en maakt het allemaal minder complex dan je misschien op voorhand denkt,” sluit Patrick met mooie woorden af.

Met HKZ op zak gaat 2FIT4 vol vertrouwen vooruit, en wij van Conformiso zijn trots dat we daaraan bij hebben mogen dragen.