In vier korte blogs vertellen wij je alles over audits die nodig zijn wanneer je organisatie een (ISO) certificaat wil behalen. In de eerste blog gingen we in op de verschillen en overeenkomsten tussen interne en externe audits. In deze tweede blog lees je hoe je jezelf en je organisatie goed voorbereid op een audit, eventueel met hulp en ondersteuning van een (externe) KAM-adviseur. Ook de rol van die adviseur tijdens de audit komt aan bod.
Goed voorbereid, met hulp van de externe adviseur
Een naderende externe audit brengt vaak wat spanning met zich mee, zeker als het gaat om een eerste of initiële audit. Omdat het vooraf lastig in te schatten is hoe streng de auditor zal zijn, voelt zo’n externe audit soms als een examen. Dat horen we soms ook terug van medewerkers; zij zijn bang om ‘verkeerde’ antwoorden te geven. Ons advies naar onze klanten (en hun medewerkers) is altijd: vertel hoe het echt is, dan kun je geen verkeerd antwoord geven. Een auditor wil dat wat jij zegt ook kunnen toetsen, het moet allemaal aantoonbaar zijn. Als je antwoorden mooier zijn dan de werkelijkheid, komt dat bij een goede auditor zeker aan het licht.
Toch zou een audit, intern of extern, niet heel veel extra voorbereiding nodig moeten hebben. Als het goed is, heb je al je procedures en werkwijzen vastgelegd en geregistreerd. Als je medewerkers dan ook netjes werken conform die vastgelegde afspraken, dan ben je al voldoende voorbereid op een audit.
De rol van een externe KAM-adviseur – bijvoorbeeld van Conformiso – is tijdens een externe audit niet meer heel groot. Het meeste werk wordt uitgevoerd in de tijd naar de audit toe: zorgen dat alle documenten in orde zijn, dat iedereen weet waar alles te vinden is en dat alle betrokken medewerkers geïnformeerd zijn hoe een externe audit verloopt en wat hun rol daarin is.
Tijdens de audit zal de KAM-adviseur puur ter ondersteuning aanwezig zijn, directie en/of de vaste medewerkers van de organisatie doen het woord. De KAM-adviseur kan met zijn/haar ervaring wel, indien nodig, vragen die de auditor stelt verduidelijken. Ook kan de adviseur in de gaten houden of de auditor geen dingen vraagt (of zelfs ‘eist’) die niet in de norm staan.
