In de vierde en laatste blog van de serie ‘Help, een audit!’ gaan we in op een bijzonder soort audit: de onaangekondigde audit. Bij ‘reguliere’ audits weet je altijd ruim van tevoren wanneer ze plaatsvinden. Een onaangekondigde audit, de naam zegt het al, wordt niet vooraf ingepland. In onderstaande blog lees je hoe dat zit en bij welke normen zulke onaangekondigde audits worden uitgevoerd.
Onaangekondigde audit?
Voor sommige normen vinden externe audits onaangekondigd plaats. Dat geldt met name voor normen in de voedselveiligheid (bijvoorbeeld IFS of BRC). Een auditor komt dan eens per drie jaar op bezoek zonder afspraak vooraf en moet binnen 30 minuten na aankomst in de productieruimte kunnen kijken. Zo’n audit vindt plaats vanaf 3 of 4 maanden vóór tot 1 maand na het verlopen van je certificaat.
Voor een onaangekondigde audit kun je maximaal 10 data doorgeven waarop het de organisatie niet uitkomt dat de onaangekondigde audit plaatsvindt, bijvoorbeeld als er groot onderhoud aan machines gepland staat. De afwezigheid van bepaalde functionarissen, bijvoorbeeld de kwaliteitsfunctionaris of directeur, is geen reden waarom er geen onaangekondigde audit kan plaatsvinden.
Daarnaast is er bij sommige voedselveiligheidsschema’s, zoals BRC, de keuze om naast de onaangekondigde audit 1x per 3 jaar, elk jaar onaangekondigd geaudit te worden. Als je kiest voor onaangekondigde audits, bijvoorbeeld omdat een klant dit eist, is het herkenbaar op het certificaat dat de organisatie onaangekondigd is geaudit. Tevens is het op het BRC-certificaat zichtbaar hoeveel afwijkingen er zijn geconstateerd. Als je zelf kiest voor onaangekondigde audits laat je uiteraard wel zien dat je ervan uit kunt gaan dat je alles altijd – volgens de norm – op orde hebt binnen je organisatie.
